DIGITALIZACE A VYTĚŽOVÁNÍ DAT
DIGITALIZACE, VYTĚŽOVÁNÍ V OCR, SPRÁVA V DMS
Poskytujeme kompletní digitalizaci a vytěžování dat s jejich následnou správou.
šetřete čas i peníze vám i vašim zaměstnancům!
Co je to digitalizace?
Digitalizace je převedení hmotných dokumentů do digitální (elektronické) podoby. Manipulace s takto převedenými dokumenty je značně jednodušší, urychluje práci a oběh dokumentace. Digitalizaci využívají veškeré firmy, od malých po velké holdingy, ale také státní správa či živnostníci s vysokým počtem účetních dokladů.
Z dokumentů jsou automaticky čtena (těžena) data, typicky se jedná o čísla faktur a smluv, názvy firem, data pro účetnictví či jiná, která by jinak musela být přepisována a selektována ručně. Následně jsou tato data a dokumenty jako takové vloženy do systému, který zajistí jejich správu a oběh. Digitalizací zefektivníte práci svou i svých kolegů, ušetříte náklady nutné k ručnímu přepisování dat, vyhnete se hledání v šanonech, založení, ztracení či úniku citlivých informací. Dokumenty neztrácí svou hodnotu vlivem času a máte svou agendu neustále k dispozici pomocí on-line přístupu z internetu či ve svém firemním informačním systému..
Proces digitalizace a těžby dat
Skenování
Dokumenty, které se nenachází v elektronické podobě, je nutno převést pomocí skenování. Specializované skenery provádí na našem pracovišti kvalifikované osoby, které také manipulují s dokumenty v rámci předepsaných norem. Celý proces je v průběhu kontrolován odborným dozorem. V digitalizačním pracovišti DigiDoc s.r.o. jsou využívány nejvyspělejší typy skenerů, disponující automatizovanými vlastnostmi, jako je odstranění šumu a vylepšení kvality skenu dokumentu.
Pro klasické dokumenty (daňové doklady, smlouvy atd.) využíváme průjezdové skenery s automatickými podavači, vázané, velkoformátové a fotografické dokumenty skenujeme pomocí skenerů se skleněnou deskou.
Vytěžování dat
Vytěžováním dat je míněna extrakce informací z elektronické podoby dokumentů. Jedná se například o údaje na fakturách, objednávkách atd. Veškerá data vytěžíme za vás.
Pro tento proces je využívána technologie OCR, která svou funkcí optického rozpoznávání znaků přečte informace z dokumentů. Během tohoto procesu software automaticky kontroluje vstupní data, hlásí a opravuje případné chyby. Ušetříte spoustu času i peněz, které byste jinak museli investovat do přepisování dat. Rozpoznání textu z dokumentů provádíme pomocí softwaru OCR. Tento systém automaticky rozpoznává a analyzuje dokumenty, aby snížil chybovost na minimum a případně oznámil chybějící údaje.
Výsledná data můžete využívat následujícími dvěma způsoby:
1/ Export dat a jejich správa v DMS systému
2/ Export dat do vašeho ERP systému
Uložení souborů do DMS
Počítačový systém DMS (Data Management System) je určen ke správě a řízení oběhu elektronických dokumentů, ať už ve formátu Wordu, PDF, Excelu, e-mailu, MP3 a dalších. Dokumenty jsou přehledně uloženy a zálohovány na jednom místě. Inteligentní vyhledávání dokumentů v systému se řídí dle vámi nastavených kritérií a šetří čas vám i vašim zaměstnancům. Vyhledávání fulltextem je samozřejmostí. Jeho ovládání je intuitivní a může být propojen s dalšími firemními systémy, které vlastníte (Helios, Pohoda aj.). Centrální uložení dokumentů usnadňuje pracovní/podnikový proces ve vaší firmě (tzv. workflow), například za vás zprocesuje schválení faktury a přípravu k zaúčtování, ale i poskytnutí potřebné dokumentace vašim partnerům po udělení přístupových práv. Šetříte i přírodu, protože není nutné zasílat například faktury v papírové podobě. Zároveň se vyhnete množství duplicitních dokumentů, neboť systém vás vždy informuje o konkrétních vlastnostech a změnách. Kterýkoli dokument můžete okamžitě stáhnout a vytisknout ve fyzické podobě. Členění dokumentů je zcela přizpůsobeno vašim požadavkům, máme možnost ISO dokumentace.
Správu dat provádíme za pomoci softwaru DMS, který je kompletně v českém jazyce.
Nastavení automatického průběžného vytěžování
Nyní jen zbývá nastavit průběžné vytěžování, tedy přeposílání nových dokumentů k automatickému vytěžení dat a jejich uložení.
Jaké dokumenty lze vytěžovat?
- Faktury přijaté
- Objednávky
- Formuláře (personální dokumenty, daňová přiznání atd.)
- Finanční doklady (účtenky atd.)
- Technické dokumenty
- a mnoho dalších
Jak probíhá proces vytěžování dat
Proces automatického vytěžení dat obsahuje několik po sobě jdoucích kroků. Celý proces najdete přehledně popsán zde:
Chcete digitalizovat?
Naskenujeme vaši dokumentaci, vytěžíme veškerá data a vložíme je do vašeho ERP systému či do DMS systému.
Jak probíhá digitalizace u nás?
Vaši dokumentaci můžete:
• zaslat e-mailem, pokud ji máte v elektronické podobě
• dopravit v podobě hmotných dokumentů, ať už sami či za využití externího dopravce
• vyzvedneme ji přímo na vašem pracovišti či u vás doma
Vše bude řádně zaevidováno a odbaveno.
Na našem pracovišti dokumenty připravíme pro snadnější zpracování, opatříme indexovými informacemi a naskenujeme. S dokumenty manipulujeme v souladu s normami ISO 27001 A ISO 9001.
Následně můžeme dokumenty zpracovat dvěma způsoby: Vrátíme vám je v elektronickém formátu PDF, PDF/A, JPG nebo TIFF – toto platí zejména pro rodinné archivy.
Nebo vytěžíme z dokumentů data pomocí systému OCR a nasnímané hmotné dokumenty vám opět vrátíme na vaše pracoviště – toto platí zejména pro firmy.
Pokud jste zvolili možnost těžby dat, vložíme následně vaši dokumentaci do:
1/ Softwaru DMS, ke kterému získáte veškeré přístupy.
2/ Vašeho vlastního ERP
