Digitalizace a vytěžování dat

DIGITALIZACE A VYTĚŽOVÁNÍ DAT

DIGITALIZACE, VYTĚŽOVÁNÍ V OCR,  SPRÁVA V DMS

Poskytujeme kompletní digitalizaci a vytěžování dat s jejich následnou správou.
šetřete čas i peníze vám i vašim zaměstnancům!

Co je to digitalizace?​

Digitalizace je převedení hmotných dokumentů do digitální (elektronické) podoby. Manipulace s takto převedenými dokumenty je značně jednodušší, urychluje práci a oběh dokumentace. Digitalizaci využívají veškeré firmy, od malých po velké holdingy, ale také státní správa či živnostníci s vysokým počtem účetních dokladů.

Z dokumentů jsou automaticky čtena (těžena) data, typicky se jedná o čísla faktur a smluv, názvy firem, data pro účetnictví či jiná, která by jinak musela být přepisována a selektována ručně. Následně jsou tato data a dokumenty jako takové vloženy do systému, který zajistí jejich správu a oběh. Digitalizací zefektivníte práci svou i svých kolegů, ušetříte náklady nutné k ručnímu přepisování dat, vyhnete se hledání v šanonech, založení, ztracení či úniku citlivých informací. Dokumenty neztrácí svou hodnotu vlivem času a máte svou agendu neustále k dispozici pomocí on-line přístupu z internetu či ve svém firemním informačním systému..

Využíváme softwary DOCU-X OCR A DOCU-X DMS
docu-x

Proces digitalizace a těžby dat​

Skenování

Dokumenty, které se nenachází v elektronické podobě, je nutno převést pomocí skenování. Specializované skenery provádí na našem pracovišti kvalifikované osoby, které také manipulují s dokumenty v rámci předepsaných norem. Celý proces je v průběhu kontrolován odborným dozorem. V digitalizačním pracovišti DigiDoc s.r.o. jsou využívány nejvyspělejší typy skenerů, disponující automatizovanými vlastnostmi, jako je odstranění šumu a vylepšení kvality skenu dokumentu.

Pro klasické dokumenty (daňové doklady, smlouvy atd.) využíváme průjezdové skenery s automatickými podavači, vázané, velkoformátové a fotografické dokumenty skenujeme pomocí skenerů se skleněnou deskou.

sken OCR
Vytěžování dat​

Vytěžováním dat je míněna extrakce informací z elektronické podoby dokumentů. Jedná se například o údaje na fakturách, objednávkách atd. Veškerá data vytěžíme za vás.

Pro tento proces je využívána technologie OCR, která svou funkcí optického rozpoznávání znaků přečte informace z dokumentů. Během tohoto procesu software automaticky kontroluje vstupní data, hlásí a opravuje případné chyby. Ušetříte spoustu času i peněz, které byste jinak museli investovat do přepisování dat. Rozpoznání textu z dokumentů provádíme pomocí softwaru DOCU-X OCR. Tento systém automaticky rozpoznává a analyzuje dokumenty, aby snížil chybovost na minimum a případně oznámil chybějící údaje.

Výsledná data můžete využívat následujícími dvěma způsoby:

1/ Export dat a jejich správa v DMS systému

2/ Export dat do vašeho ERP systému

OCR DMS digitalizace vytěžování
Uložení souborů do DMS

Počítačový systém DMS (Data Management System) je určen ke správě a řízení oběhu elektronických dokumentů, ať už ve formátu Wordu, PDF, Excelu, e-mailu, MP3 a dalších. Dokumenty jsou přehledně uloženy a zálohovány na jednom místě. Inteligentní vyhledávání dokumentů v systému se řídí dle vámi nastavených kritérií a šetří čas vám i vašim zaměstnancům. Vyhledávání fulltextem je samozřejmostí. Jeho ovládání je intuitivní a může být propojen s dalšími firemními systémy, které vlastníte (Helios, Pohoda aj.). Centrální uložení dokumentů usnadňuje pracovní/podnikový proces ve vaší firmě (tzv. workflow), například za vás zprocesuje schválení faktury a přípravu k zaúčtování, ale i poskytnutí potřebné dokumentace vašim partnerům po udělení přístupových práv. Šetříte i přírodu, protože není nutné zasílat například faktury v papírové podobě. Zároveň se vyhnete množství duplicitních dokumentů, neboť systém vás vždy informuje o konkrétních vlastnostech a změnách. Kterýkoli dokument můžete okamžitě stáhnout a vytisknout ve fyzické podobě. Členění dokumentů je zcela přizpůsobeno vašim požadavkům, máme možnost ISO dokumentace.

Správu dat provádíme za pomoci softwaru DOCU-X DMS, který je kompletně v českém jazyce.

DMS digitalizace dokumentů
Nastavení automatického průběžného vytěžování

Nyní jen zbývá nastavit průběžné vytěžování, tedy přeposílání nových dokumentů k automatickému vytěžení dat a jejich uložení. 

digitalizace dokumentů vytěžování dat ocr dms
Jaké dokumenty lze vytěžovat?
  • Faktury přijaté
  • Objednávky 
  • Formuláře (personální dokumenty, daňová přiznání atd.)
  • Finanční doklady (účtenky atd.)
  • Technické dokumenty
  • a mnoho dalších

 

 

digitalizace dokumentů vytěžování dat ocr dms
Jak probíhá proces vytěžování dat

Proces automatického vytěžení dat obsahuje několik po sobě jdoucích kroků. Celý proces najdete přehledně popsán zde:

Chcete digitalizovat?

Naskenujeme vaši dokumentaci, vytěžíme veškerá data a vložíme je do vašeho ERP systému či do DMS systému.

Chcete sami vytěžovat data?

Vytěžovat data můžete i přímo ve vaší firmě, postačí vám běžný skener a my naimplementujeme potřebný software. 

Jak probíhá digitalizace u nás?

customer-service

Vyplňte prosím nezávaznou on-line poptávku, nebo nás kontaktujte na emailu nebo telefonu. Naši specialisté vám rádi zodpoví veškeré dotazy a připomínky a nastíní nejvhodnější řešení.

009-email

Vaši dokumentaci můžete:

• zaslat e-mailem, pokud ji máte v elektronické podobě
dopravit v podobě hmotných dokumentů, ať už sami či za využití externího dopravce
vyzvedneme ji přímo na vašem pracovišti 

Vše bude řádně zaevidováno a odbaveno.

digitalizace dokumentů vytěžování dat ocr dms

Na našem pracovišti dokumenty připravíme pro snadnější zpracování, opatříme indexovými informacemi a naskenujeme. S dokumenty manipulujeme v souladu s normami ISO 27001 A ISO 9001.

digitalizace dokumentů vytěžování dat ocr dms

Následně vytěžíme z dokumentů data pomocí systému OCR a nasnímané hmotné dokumenty vám opět vrátíme na vaše pracoviště.

ocr

Elektronické dokumenty lze po vytěžení zpracovat dvěma způsoby: 

  1. Vložení do vašeho vlastního ERP systému
  2. Vložení do systému DMS (Data Management System)

 

OCR

Nastavíme průběžnou digitalizaci veškerých nově příchozích dokumentů do vaší firmy