VYTĚŽOVÁNÍ FAKTUR

AUTOMATICKÉ VYTĚŽOVÁNÍ DAT Z FAKTUR

Nebaví vás zdlouhavé přepisování dat? Digitalizujte!

Automatické vytěžování dat z dokumentů je pouze jedním z kroků digitalizace. Je to však krok nejzásadnější, který ušetří nejvíce času a s tím i snížení nákladů. Vytěžovat lze faktury, objednávky, účetní doklady, daňová přiznání a mnoho dalších typů dokumentů. Proces si nyní podrobně ukážeme na nejčastěji vytěžovaném dokumentu – přijaté faktuře.

 

Automatické vytěžování dat z přijatých faktur

Vstup dokumentu

Aby mohla být faktura vytěžena, musí vstupovat do procesu v elektronické podobě, tedy ve formátu .TIF, .PDF nebo .JPG. Pokud je faktura pouze v listinné podobě, je nutno převést ji do elektronické podoby pomocí skeneru, který formát .PDF vytvoří. 

Automatické vytěžení dat

Vytěžení dat z faktury zajistí software OCR, který automaticky rozpozná a přepíše údaje, které by jinak bylo nutné přepisovat ručně (IČ, variabilní symbol, č. účtu, datum přijetí, částka atd.). Tato data (atributy) jsou zároveň kontrolována, správný atribut je označen zeleně, chybně zadaný atribut je označen červeně a zároveň je u něj vypsán důvod, proč je nahlášen jako chybný (např. špatné číslo účtu). Na obrázku vidíte správně vytěženou fakturu, veškeré atributy v pravém sloupci jsou označeny zeleně. OCR se pomocí algoritmu učí znát vaši konkrétní agendu a výsledky vytěžování jsou tak průběžně zdokonalovány. 

DigiDoc využívá k vytěžování dat software DOCU-X OCR, který je kompletně v českém jazyce.

 

Výstup dokumentu

Získaná data vychází ze softwaru OCR ve formátu XML a PDF. Tyto soubory je následně nutno nahrát do softwarů pro správu dokumentace.

Správa dokumentů

Pro správu dokumentace je možno využít ERP nebo DMS software (Data Management System). DMS zajišťuje komplexní správu, umožňuje intlegientní vyhledávání, ukládání dokumentů a jejich změn a usnadňuje workflow. Zároveň je přístupný pouze za podmínky připojení k internetu kdykoli a odkudkoli, funguje tedy jako on-line archiv.

DigiDoc využívá k správě dat software DOCU-X DMS, který je kompletně v českém jazyce.

DMS digitalizace dokumentů

Proces vytěžení dat z přijaté faktury