DIGITALIZACE ARCHIVŮ
PROVÁDÍME ZPĚTNOU ARCHIVACI DOKUMENTŮ JAK PRO FIRMY, TAK PRO SOUKROMÉ OSOBY
Co je to digitalizace?
Digitalizace je převedení hmotných dokumentů do digitální (elektronické) podoby. Manipulace s takto převedenými dokumenty je značně jednodušší, urychluje práci a oběh dokumentace. Digitalizaci využívají veškeré firmy, od malých po velké holdingy, ale také státní správa či živnostníci s vysokým počtem účetních dokladů.
K čemu slouží zpětná digitalizace?
Zpětná (jednorázová) digitalizace archivů slouží k dlouhodobému uchovávání hromadné dokumentace, která by mohla být postupem času znehodnocena (přirozené opotřebení papíru) či ztracena, zabírá na pracovišti příliš mnoho místa nebo je potřebné, aby k ní byl umožněn přístup více osobám najednou. Převedením dokumentů do digitální podoby získáte kompletní elektronický archiv vašich listin, který vám značně usnadní práci, vyhnete se ztracení či znehodnocení jakékoli dokumentace a zároveň může s dokumentací disponovat neomezený počet osob (zaslání e-mailem, případně on-line přístup k archivu).
Digitalizace firemních archivů
Tuto jednorázovou službu využívají firmy či jednotliví podnikatelé, které chtějí či potřebují uchovávat větší množství dokumentace datované dozadu, typicky se jedná o daňové doklady (ze zákona povinnost uchování až 10 let) či starší spisy a smlouvy nutné k další práci (např. advokátní praxe).
Digitalizací firemní dokumentace, vytěžením dat pomocí OCR a uložením do online systému pro správu dat (DMS) jsou veškeré dokumenty na konkrétním pracovišti neustále přístupné a jejich hmotná forma může být uložena do vzdálenějšího skladu či archivu. Odpadá nutnost zdlouhavého vyhledávání konkrétních dokumentů či informací, které je u zdigitalizovaných dokumentů možné fulltextem.
Digitalizace soukromých archivů
Digitalizace soukromých archivů je určena pro uchování rodinných dokumentů či fotografií. Vyhnete se tak znehodnocení historických materiálů přílišným opotřebením a získáte jejich duplikáty v elektronické podobě, které tak můžete neomezeně sdílet s dalšími rodinnými příslušníky či přáteli.
Pokud chcete nejen zdigitalizovat svůj archiv k určitému datu, ale zároveň i automaticky digitalizovat veškeré nově příchozí dokumenty, přejděte prosím do sekce DIGITALIZACE A TĚŽBA DAT, kde také naleznete podrobnější popis jednotlivých fází digitalizace.
Chcete digitalizovat?
Jak probíhá zpětná digitalizace archivů?
Vaši dokumentaci můžete:
• zaslat e-mailem, pokud ji máte v elektronické podobě
• dopravit v podobě hmotných dokumentů, ať už sami či za využití externího dopravce
• vyzvedneme ji přímo na vašem pracovišti či u vás doma
Vše bude řádně zaevidováno a odbaveno.
Na našem pracovišti dokumenty připravíme pro snadnější zpracování, opatříme indexovými informacemi a naskenujeme. S dokumenty manipulujeme v souladu s normami ISO 27001 A ISO 9001.
Následně můžeme dokumenty zpracovat dvěma způsoby: Vrátíme vám je v elektronickém formátu PDF, PDF/A, JPG nebo TIFF – toto platí zejména pro rodinné archivy.
Nebo vytěžíme z dokumentů data pomocí systému OCR a nasnímané hmotné dokumenty vám opět vrátíme na vaše pracoviště – toto platí zejména pro firmy.
Pokud jste zvolili možnost těžby dat, vložíme následně vaši dokumentaci do:
1/ Softwaru DMS, ke kterému získáte veškeré přístupy.
2/ Vašeho vlastního ERP
